Mes services d'assistance administrative
Vous êtes entrepreneur, dirigeant d'un organisme de formation ou responsable d'une petite structure ? Vous manquez de temps pour gérer vos tâches administratives au quotidien ? Je vous propose des solutions d'assistance administrative externalisée, flexibles et adaptées à vos besoins spécifiques. Mon objectif : vous libérer du temps pour vous concentrer sur votre cœur de métier.
Avec plus de dix ans d'expérience dans le domaine administratif et une connaissance approfondie des exigences du secteur de la formation professionnelle, je mets mes compétences au service de votre efficacité opérationnelle. Que vous ayez besoin d'un soutien ponctuel ou d'un accompagnement régulier, je m'adapte à votre organisation et à vos contraintes.
Gestion administrative complète
La gestion administrative représente une charge importante pour toute entreprise ou organisme de formation. Entre les emails à traiter, les documents à préparer, les relances à effectuer et les bases de données à maintenir, il est facile de se sentir débordé. C'est pourquoi je propose un service de secrétariat à distance professionnel qui prend en charge l'ensemble de vos tâches administratives courantes.
Communication et suivi
- Gestion et tri de vos emails professionnels
- Traitement du courrier entrant et sortant
- Réponse aux appels téléphoniques
- Relances clients systématiques
Documentation et reporting
- Préparation de contrats et devis
- Création de documents internes
- Tableaux de suivi et reporting
- Rapprochements bancaires
Organisation digitale
- Mise à jour des bases de données
- Classement numérique structuré
- Archivage sécurisé des documents
- Optimisation des processus
Mon approche repose sur la rigueur, la confidentialité et l'efficacité. Je travaille avec des outils collaboratifs modernes qui garantissent une communication fluide et un accès sécurisé à vos documents. Chaque mission fait l'objet d'un cadrage précis pour assurer une prestation parfaitement alignée avec vos attentes et vos méthodes de travail.
En externalisant votre gestion administrative, vous bénéficiez d'une flexibilité totale : pas de charges sociales, pas de gestion RH, uniquement les heures dont vous avez réellement besoin. Vous réduisez vos coûts tout en gagnant en réactivité et en professionnalisme.
Organisation des formations professionnelles
L'organisation de formations requiert une coordination minutieuse de multiples intervenants et paramètres. De l'inscription des stagiaires jusqu'au bilan de la session, chaque étape nécessite rigueur et réactivité. Fort d'une expertise approfondie dans le secteur de la formation professionnelle, je vous accompagne dans la gestion administrative complète de vos sessions de formation.
Planification logistique
Organisation complète des sessions de formation : réservation des salles, coordination des horaires, gestion du matériel pédagogique et préparation de l'accueil des participants.
Gestion des inscriptions
Traitement des inscriptions, envoi des convocations et des documents préparatoires, confirmation des présences et relances si nécessaire.
Coordination opérationnelle
Interface entre formateurs, stagiaires et prescripteurs. Gestion des plannings, suivi des présences en temps réel et résolution des imprévus logistiques.
Suivi et évaluation
Collecte des feuilles d'émargement, traitement des évaluations, préparation des attestations et rédaction des bilans pédagogiques et financiers.
Je maîtrise les outils de gestion de formation les plus courants et peux m'adapter rapidement à votre environnement technique. Mon expérience avec différents types d'organismes de formation (centres privés, structures associatives, départements formation d'entreprise) me permet de comprendre rapidement vos spécificités et vos contraintes.
Que vous organisiez quelques sessions par an ou des dizaines de formations simultanées, je calibre mon intervention selon vos besoins réels. Vous conservez le pilotage stratégique tandis que je gère l'opérationnel avec efficacité. Les relations avec les prescripteurs, OPCO et financeurs sont également prises en charge pour vous garantir un suivi administratif sans faille.
Gain de temps considérable : Libérez-vous des tâches chronophages et concentrez-vous sur la qualité pédagogique et le développement de votre activité de formation.
Accompagnement qualité et certification QUALIOPI
La certification QUALIOPI est devenue incontournable pour tous les organismes de formation souhaitant bénéficier de financements publics ou mutualisés. Cette démarche qualité exige une structuration rigoureuse de vos processus, une documentation complète et un suivi permanent des indicateurs de performance. Je vous accompagne dans toutes les étapes de votre démarche qualité, de la préparation initiale jusqu'au renouvellement de votre certification.
01
Audit initial et diagnostic
Analyse de votre organisation actuelle, identification des écarts par rapport au référentiel national qualité, et élaboration d'un plan d'action personnalisé.
02
Structuration documentaire
Rédaction et mise à jour de l'ensemble des procédures requises, création de modèles de documents conformes, et organisation d'un système de classement efficace.
03
Mise en œuvre opérationnelle
Déploiement des nouveaux processus, formation de vos équipes aux exigences qualité, et mise en place des outils de suivi des indicateurs.
04
Préparation de l'audit
Constitution du dossier de preuves, simulation d'audit blanc, briefing des équipes et organisation logistique de la visite de certification.
05
Amélioration continue
Gestion des non-conformités détectées, mise à jour régulière de la documentation, veille réglementaire et préparation des audits de surveillance.
Mon approche pragmatique vise à intégrer les exigences QUALIOPI dans votre fonctionnement quotidien sans alourdir inutilement vos processus. Je traduis le référentiel en actions concrètes et adaptées à la taille de votre structure. Vous bénéficiez d'un accompagnement opérationnel qui va bien au-delà de la simple rédaction de procédures.
La gestion qualité ne doit pas être vécue comme une contrainte administrative mais comme un véritable levier d'amélioration de vos prestations. Je vous aide à construire un système qualité vivant, utile au quotidien et qui valorise votre professionnalisme auprès de vos clients et partenaires.
Les 7 critères QUALIOPI
- Information du public
- Analyse des besoins
- Adaptation des prestations
- Adéquation des moyens pédagogiques
- Qualification des formateurs
- Investissement dans l'environnement professionnel
- Recueil et traitement des appréciations
Mes interventions
- Rédaction de procédures claires
- Création d'outils de suivi
- Formation de vos équipes
- Préparation complète de l'audit
- Gestion des actions correctives
- Veille réglementaire continue
Office Management et coordination administrative
En tant qu'office manager externalisée, j'assure la coordination administrative globale de votre entreprise ou structure. Ce rôle polyvalent combine gestion d'agenda, organisation d'événements, logistique interne et support administratif transversal. Mon intervention vous permet de disposer des compétences d'une collaboratrice expérimentée sans les contraintes d'un recrutement en interne.
Gestion d'agenda
Organisation optimale de vos rendez-vous professionnels, anticipation des contraintes de déplacement, gestion des priorités et coordination des agendas multiples.
Organisation événementielle
Préparation complète de vos réunions, séminaires et événements professionnels : choix des lieux, réservations, accueil des participants et logistique matérielle.
Logistique interne
Gestion des réservations (salles, véhicules, restaurants), coordination des prestataires externes, suivi des fournitures et optimisation de l'organisation quotidienne.
Le rôle d'office manager requiert à la fois des compétences organisationnelles solides, une grande réactivité et un excellent sens relationnel. Je veille à fluidifier vos processus internes, à améliorer la communication entre les services et à garantir un environnement de travail optimal pour vos équipes.
Mon intervention s'adapte parfaitement aux besoins des petites et moyennes structures qui n'ont pas la taille critique pour recruter un office manager à temps plein, mais qui ont besoin d'un support administratif professionnel et fiable. Vous bénéficiez d'une prestation sur-mesure, modulable selon l'évolution de votre activité.
Flexibilité totale
Intervention ponctuelle ou régulière selon vos besoins, sans engagement à long terme. Vous ajustez le volume d'heures en fonction de votre charge de travail.
Professionnalisme garanti
Expérience confirmée, maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs, discrétion absolue et sens du service développé.
Économies substantielles
Pas de charges sociales, pas de congés à gérer, pas de matériel à fournir. Vous ne payez que les heures effectivement travaillées.
Prêt à déléguer votre gestion administrative ?
Contactez-moi dès aujourd'hui pour échanger sur vos besoins spécifiques. Ensemble, nous définirons la formule d'accompagnement la plus adaptée à votre situation et à vos objectifs. Un devis personnalisé vous sera transmis rapidement, sans engagement de votre part.
